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Informations pratiques
Informations relatives au Covid
QUELLE EST LA SITUATION ? – 1er septembre 2022
L’épidémie ayant perdu en virulence et ne présentant plus une menace pour la population, un retour à la normale est envisageable dans les mois à venir. Les voyages éducatifs pourront alors reprendre et des milliers d’élèves devraient pouvoir de nouveau partir à la découverte des lieux d’excellence.
Toujours à votre disposition, l’équipe d’Arista se fait donc une joie de pouvoir reprendre contact avec vous et de vous aider à mettre au point votre projet de voyage.
Malgré des signes très encourageants, des mesures sanitaires sont encore en place dans toutes les destinations que nous proposons. C’est pourquoi nous avons tout mis en œuvre pour anticiper et faciliter l’organisation et la réalisation des voyages scolaires. Il reste néanmoins de nombreux éléments inconnus pour les mois à venir (jauges dans les car, les bateaux, les sites et musées ainsi que dans les restaurants, changements dans les processus de réservation des sites et musées, obligation d’utiliser des écouteurs dans certains lieux, etc.), qui pourraient entraîner la modification de certains programmes ou un changement du prix du voyage dans des cas extrêmes, comme l’apparition de variants plus aggressifs. Comme par le passé, nous vous tiendrons régulièrement informés de l’évolution de la situation et oeuvrerons dans votre intêret et dans celui des élèves.
Vous trouverez toutes les informations officielles sur les mesures liées au virus sur le site : https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs/conseils-par-pays-destination/
CONSEILS AUX VOYAGEURS – CONDITIONS D’ENTRÈE DANS LE PAYS DE DESTINATION et de RETOUR EN FRANCE
Compte tenu du contexte encore incertain, les formalités imposées par chaque pays et par la France au retour peuvent évoluer rapidement. Il est donc primordial de consulter régulièrement jusqu’au jour du départ le site prévu à cet effet et de vous assurer que chaque participant au voyage soit muni de tous les documents exigés le jour du départ ainsi qu’au retour.
Vous trouverez toutes les informations mises à jour régulièrement sur le site officiel du Ministère des Affaires Étrangères : Conseils aux Voyageurs – Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères (diplomatie.gouv.fr)
Les différentes étapes de l’organisation de votre voyage éducatif
1re étape : établissement du devis
Un membre de l’équipe ARISTA, expert dans la destination qui vous intéresse, se tient à votre disposition pour élaborer avec vous un programme sur mesure, correspondant à vos attentes, et vous conseiller sur les différentes options possibles. Une fois votre programme établi, un devis ainsi qu’un accès à l’espace organisateur d’Arista vous seront envoyés.
2e étape : option possible pour certaines compagnies aériennes
Après réception du devis et si le prix vous convient, vous avez dans certains cas la possibilité de poser une option afin de pouvoir vous assurer du maintien de prix du billet d’avion.
- Easyjet, Ryanair : pas d’option possible car le paiement des billets d’avion doit être effectué immédiatement à la réservation.
- Autres compagnies aériennes : option de durée variable en fonction des conditions générales de vente de la compagnie d’aviation.
3e étape : confirmation, contrat et 1er acompte
Si la proposition que nous vous avons envoyée vous convient et une fois que vous aurez obtenu l‘accord des parents d’élèves et/ou de votre administration, vous pourrez procéder à la réservation ferme de votre voyage.
Nous procédons alors à la pré-réservation des prestations de votre séjour auprès de nos partenaires.
Nous vous envoyons ensuite un contrat détaillant les prestations incluses dans votre voyage. Une version du contrat ainsi que tous les documents relatifs à votre voyage sont également disponibles sur votre espace organisateur.
La réservation de votre voyage est définitive une fois le contrat signé reçu et un 1er acompte de 30% du montant du voyage versé.
Nous vous conseillons vivement de procéder aux réservations des sites et des musées en direct dès la confirmation de votre voyage. Il en est de même pour la demande de gratuité des entrées des sites et des musées en Grèce. Bien évidemment, notre équipe vous accompagne dans toutes ces démarches.
4e étape : J-60 - Liste et 2ème acompte
Le 2ème acompte de 40% du prix du séjour est versé à Arista.
La liste complétée des élèves participant aux voyages ainsi que d’éventuels documents à remplir par l’administration nous sont communiqués. Les documents à remplir par vos soins et par les parents d’élève son mis à votre disposition sur votre espace organisateur.
5e étape : J-30 règlement du solde et dossier de voyage
Le règlement du solde est effectué. (circulaire n°2005-022).
Disponibles sur votre espace organisateur, la feuille de route et le carnet de voyage contenant toutes les informations relatives à votre voyage vous sont envoyés dans les trois semaines précédant le départ.
Certaines précisions concernant votre voyage peuvent vous être communiquées quelques jours avant le départ.
6e étape : J0 - votre départ
Dernière vérification des pièces d’identité et des autres documents administratifs et sanitaires indispensables de tous les participants.
ARISTA met à votre disposition un numéro d’urgence joignable 24h/24h pendant toute la durée de votre séjour.
7e étape : retour et fiche d’appréciation
Dans votre carnet de voyage et sur votre espace organisateur se trouve une fiche d’appréciation à remplir après la réalisation de votre voyage. Vous pouvez nous la retourner par email, par courrier ou en ligne. Elle nous importe particulièrement dans la mesure où elle nous permet d’améliorer sans cesse la qualité de nos prestations.
Nos garanties et assurances
Arista met à disposition de tous les groupes souhaitant partie par son intermédiaire les meilleurs produits d’assurance disponibles. Ils ont été sélectionnés par nos soins après de nombreuses recherches et négociations et sont adaptés au plus grand nombre de cas plausibles lors d’un voyage éducatif et scolaire.
L’assurance annulation individuelle extension COVID
Comme son nom l’indique, cette assurance peut être souscrite par chaque participant d’un voyage et couvre :
- La maladie (y compris en cas d’épidémie ou de pandémie dans les 30 jours précédant le voyage), accident des membres de la famille jusqu’au second degré et du tuteur légal (y compris rechute ou le décès des membres de la famille jusqu’au 2nd degré)
- Refus de visa touristique par les autorités du pays visité
- Vol des papiers d’identité de l’Assuré indispensables au voyage dans les 48 heures précédant le départ
- Annulation pour refus d’embarquement de l’Assuré suite à prise de température (franchise).
- Complications de grossesse avant le 6e mois
- Maladies psychiques, nerveuses ou mentales avec hospitalisation de plus de 4 jours
- Contre-indication et suite de vaccination
- Convocation administrative à caractère imprévisible et non reportable
- Convocation à un examen de rattrapage universitaire
- Dommages graves au véhicule de l’Assuré dans les 48h précédant le départ et à condition que celui-ci soit nécessaire pour se rendre sur le lieu de séjour ou pour se rendre sur le lieu de rendez-vous fixé par l’organisateur du voyage
- Préjudices graves à votre domicile, à vos locaux professionnels ou à votre exploitation agricole
- Octroi d’un emploi salarié ou d’un stage rémunéré Pôle Emploi (sauf intérim)
- Licenciement économique
L’assurance annulation individuelle + cas imprévus extension COVID
En plus de tous les cas mentionnés dans l’assurance annulation individuelle classique, cette assurance couvre également moyennant une franchise :
Cette formule est applicable dès qu’un événement aléatoire pouvant être justifié empêche votre départ. Est couvert, tout événement aléatoire, soudain, imprévisible à la réservation, indépendant de la volonté de l’Assuré, l’empêchant de voyager et survenu entre la date de souscription du contrat d’assurance et la date de départ. Est couvert, tout attentat ou, toutes catastrophes naturelles, survenant dans les 30 jours précédant le départ, dans un rayon de 100 km autour du lieu de séjour (on entend par lieu de séjour, l’endroit où est hébergé l’Assuré). Est couvert, la non-présentation par l’Assuré, dans les délais requis, du résultat de son test PCR ou équivalent lui permettant de voyager.
L’Assuré devra fournir un justificatif émis par la compagnie de transport demandant la présentation du test pour voyager, ainsi que le résultat du test PCR. Pour bénéficier de l’application de cette garantie, l’Assuré devra avoir effectué son test dans les délais requis. En l’absence de ces justificatifs, aucune indemnisation ne sera possible. Est couvert, le fait pour l’assuré d’être déclaré « cas contact » dans les 7 jours précédant le départ. L’Assuré devra fournir un justificatif émis par la CPAM ou l’ARS le déclarant « cas contact » ainsi que le résultat du test PCR ou équivalent.
Formalités administratives et sanitaires
Les informations relatives aux formalités administratives et sanitaires étant susceptibles d’être modifiées, celles-ci vous sont communiquées à titre indicatif. De plus amples renseignements sont à votre disposition dans nos conditions particulières de vente.
Formalités administratives
Les formalités administratives et sanitaires pour un séjour en dehors du territoire français sont les suivantes :
Documents requis pour les voyages scolaires à destination…
d’un État membre de l’espace Schengen c’est-à-dire pour nos voyages en France, Grèce, Italie et Espagne | d’un État membre de l’Union européenne n’appartenant pas à l’espace Schengen** | d’un État tiers à l’Union européenne ou à l’espace Schengen | |
|---|---|---|---|
Pour un étudiant de nationalité française ou un ressortissant d’un pays membre de l’Union européenne ou membre d’un état de l’espace Schengen* | 1. L’autorisation de participation à une sortie à caractère facultatif signée par la ou les personnes exerçant l’autorité parentale sur l’enfant 2. Le formulaire d’autorisation de sortie du territoire signé par l’un des parents titulaires de l’autorité parentale ainsi que la photocopie du titre d’identité du parent signataire (formulaire en ligne sur https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/R46121 ). Attention, le livret de famille n’est plus obligatoire si le nom du parent signataire diffère de celui de l’enfant mais il est vivement conseillé d’en emporter une photocopie. 3. soit un titre certifiant l’identité du mineur (carte nationale d’identité ou passeport au nom de l’enfant en cours de validité jusqu’à la date du retour) | 1. L’autorisation de participation à une sortie à caractère facultatif signée par la ou les personnes exerçant l’autorité parentale sur l’enfant 2. Le formulaire d’autorisation de sortie du territoire signé par l’un des parents titulaires de l’autorité parentale ainsi que la photocopie du titre d’identité du parent signataire (formulaire en ligne sur https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/R46121 ). Attention, le livret de famille n’est plus obligatoire si le nom du parent signataire diffère de celui de l’enfant mais il est vivement conseillé d’en emporter une photocopie. 3. soit un titre certifiant l’identité du mineur (carte nationale d’identité ou passeport au nom de l’enfant en cours de validité jusqu’à la date du retour) | 1. L’autorisation de participation à une sortie à caractère facultatif signée par la ou les personnes exerçant l’autorité parentale sur l’enfant 2. Le formulaire d’autorisation de sortie du territoire signé par l’un des parents titulaires de l’autorité parentale ainsi que la photocopie du titre d’identité du parent signataire (formulaire en ligne sur https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/R46121 ). Attention, le livret de famille n’est plus obligatoire si le nom du parent signataire diffère de celui de l’enfant mais il est vivement conseillé d’en emporter une photocopie. 3. soit un titre certifiant l’identité du mineur : – soit la carte nationale d’identité en cours de validité, qui est acceptée sous certaines conditions dans certains pays tiers – soit le passeport au nom de l’enfant valable au moins 6 mois avant la date de retour, revêtu d’un visa en cours de validité délivré par le pays de destination si celui-ci l’exige pour la nationalité de l’élève considéré. Il convient de se renseigner auprès du consulat du pays de destination sur les exigences d’entrée et de séjour pour les ressortissants français, communautaires ou de l’espace Schengen. |
Pour un étudiant ressortissant d’un état tiers n’appartenant pas à l’Union européenne ou à l’espace Schengen* | 1. L’autorisation de participation à une sortie à caractère facultatif signée par la ou les personnes exerçant l’autorité parentale sur l’enfant 2. Le formulaire d’autorisation de sortie du territoire signé par l’un des parents titulaires de l’autorité parentale ainsi que la photocopie du titre d’identité du parent signataire (formulaire en ligne sur https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/R46121 ). Attention, le livret de famille n’est plus obligatoire si le nom du parent signataire diffère de celui de l’enfant mais il est vivement conseillé d’en emporter une photocopie. 3. soit un titre certifiant l’identité du mineur (carte nationale d’identité ou passeport au nom de l’enfant en cours de validité jusqu’à la date du retour) | 1. L’autorisation de participation à une sortie à caractère facultatif signée par la ou les personnes exerçant l’autorité parentale sur l’enfant 2. Le formulaire d’autorisation de sortie du territoire signé par l’un des parents titulaires de l’autorité parentale ainsi que la photocopie du titre d’identité du parent signataire (formulaire en ligne sur https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/R46121 ). Attention, le livret de famille n’est plus obligatoire si le nom du parent signataire diffère de celui de l’enfant mais il est vivement conseillé d’en emporter une photocopie. 3. soit un titre certifiant l’identité du mineur (carte nationale d’identité ou passeport au nom de l’enfant en cours de validité jusqu’à la date du retour) | 1. L’autorisation de participation à une sortie à caractère facultatif signée par la ou les personnes exerçant l’autorité parentale sur l’enfant 2. Le formulaire d’autorisation de sortie du territoire signé par l’un des parents titulaires de l’autorité parentale ainsi que la photocopie du titre d’identité du parent signataire (formulaire en ligne sur https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/R46121 ). Attention, le livret de famille n’est plus obligatoire si le nom du parent signataire diffère de celui de l’enfant mais il est vivement conseillé d’en emporter une photocopie. 3. soit un titre certifiant l’identité du mineur : – soit la carte nationale d’identité en cours de validité, qui est acceptée sous certaines conditions dans certains pays tiers – soit le passeport au nom de l’enfant valable au moins 6 mois avant la date de retour, revêtu d’un visa en cours de validité délivré par le pays de destination si celui-ci l’exige pour la nationalité de l’élève considéré. Il convient de se renseigner auprès du consulat du pays de destination sur les exigences d’entrée et de séjour pour les ressortissants français, communautaires ou de l’espace Schengen. |
* À l’espace Schengen, appartiennent l’Autriche, la Belgique, le Danemark, la Finlande, la France, la Grèce, l’Espagne, le Luxembourg, le Pays-Bas, l’Allemagne, le Portugal, la Suède, l’Italie, l’Estonie, l’Lettonie, la Lituanie, Malte, la Pologne, la République Tchèque, la Slovaquie, la Slovénie, la Hongrie, mais aussi l’Islande, la Norvège et la Suisse (les 3 derniers pays de l’espace Schengen ne sont pas membres de l’Union Européenne).
** Les pays membres de l’Union Européenne non membres de l’espace Schengen sont : la Bulgarie, Chypre, la Croatie, l’Irlande et la Roumanie.
Pour plus d’information concernant les formalités administratives, veuillez vous rendre sur https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F1922.
Tout groupe scolaire partant en voyage à l’étranger est tenu de s’inscrire sur le site « Ariane » du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères. Ariane est un service permettant de vous alerter, de vous donner des informations et des consignes en cas d’évènement pouvant affecter votre sécurité à destination
Formalités sanitaires
Au vu du contexte sanitaire actuel, les formalités (certificats de vaccination, testsPCR, etc.) imposées par chaque pays sont susceptibles d’évoluer régulièrement et il est nécessaire de les consulter jusque au jour du départ et pendant le voyage sur les sites indiqués, le responsable devant s’assurer du bon respect des formalités, de la possession et de la validité des documents requis le jour du départ sur le site www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs. Veuillez consulter nos conditions particulières de vente pour davantage de précision.
Il est conseillé que chaque participant se munisse de la carte d’assurance médicale européenne délivrée gratuitement auprès de la caisse dont il ou elle relève pour l’assurance maladie, via le compte Ameli ou au 36 46 depuis la France, et pour les étudiants auprès de leur mutuelle étudiante.
Pour un séjour à l’étranger, les voyageurs doivent être à jour dans leur vaccination (DT Polio, BCG).
5 sur 5
La plateforme 5sur5sejour.com vous permettra de déposer vos photos et vidéos, vos messages audio et localiser vos activités sur une carte. Les parents pourront suivre le séjour de leur enfant grâce au code séjour que vous leur aurez transmis.
Pour vous, un outil simple, intuitif et sécurisé.
Pour les parents, un outil de création facile à utiliser pour des tirages de qualité.
Pour plus d’information, cliquez sur ce lien : https://5sur5sejour.com/pdf/Presentation5sur5sejourScolaire.pdf
Notre espace organisateur
Afin de rendre l’organisation de votre voyage la plus fluide possible, Arista mettra prochainement à votre disposition un espace organisateur qui vous permet d’accéder à tous les documents commerciaux et contractuels de votre projet de voyage ainsi qu’aux informations indispensables à son bon déroulement.